Recenzije softvera

Pregledan 11 najboljih softvera za upravljanje dokumentima do 2020. godine


Dokumenti i datoteke su važan dio vašeg poslovanja.

Bez obzira da li imate veliku organizaciju, malo preduzeće ili čak radite neko preduzeće posao od kuće, šanse su da stvarate puno dokumenata. Jednom kada napravite te dokumente, trebate ih čuvati sigurno i organizovano kako biste osigurali da vaš tim i klijenti lako pristupaju njima.

Da biste stvari pojednostavili, možete koristiti softver za upravljanje dokumentima.

Potreba za ovim alatima sve je veća, a globalno tržište softvera za upravljanje dokumentima vjerovatno će do 2028. dostići 11,06 milijardi USD.

Ovi alati postaju sve popularniji i to s dobrim razlogom.

Oni vam pomažu da držite datoteke organizirane i sigurne da osigurate nesmetanu suradnju svih dionika. Takođe vam pojednostavljuju učitavanje, preuzimanje ili samo pristup datotekama s bilo koje platforme, uređaja ili web pretraživača.

Da bih vam pomogao da donesete ispravnu odluku, rangirao sam i pregledao najbolji softver za upravljanje dokumentima. Ovi se pregledi zasnivaju na njihovim ključnim značajkama, lakoći upotrebe, integracijama, životnom ciklusu dokumenata, formatima datoteka, automatizaciji tijeka rada, planovima određivanja cijena i još mnogo toga.

Hajde da počnemo.

Koji je najbolji softver za upravljanje dokumentima?

Evo mojih najboljih izbora za najbolji softver za upravljanje dokumentima koji se mogu koristiti u ovoj godini.

1. Dropbox.

Dropbox je jedan od najpopularnijih all-in-one sistema za upravljanje dokumentima koji je dostupan. Omogućuje digitalno upravljanje imovinom kako za tradicionalne tako i za multimedijske dokumente. Također omogućuje uređivanje dokumenata, a promjene su u stvarnom vremenu vidljive ostalim korisnicima.

S novim funkcijama poput optičkog prepoznavanja znakova (OCR) za pretvaranje slika u tekst i tonove integracija trećih aplikacija, ne možete pogriješiti s Dropboxom.

Ključne karakteristike:

  • Alat za prenos računa - Omogućuje vam siguran prijenos datoteka između više korisnika u slučaju promjene ili odgovornosti.
  • Dropbox Showcase - Izložite sve svoje radove na stranicama koje se profesionalno upravljaju i pratite korisnike koji se bave vašim datotekama.
  • Integracija aplikacija treće strane - Dropbox nudi robusnu integraciju sa preko 3,00 000 povezanih aplikacija.
  • Podrška uživo - Njegova podrška uživo nudi robusnu uslugu putem e-pošte, razgovora i telefonskih poziva.

Pros:

  • Ponude 'brisanje na daljinu' funkcija za trenutno brisanje datoteka s ukradenih uređaja i hakiranih računa kako bi podaci bili sigurni
  • Omogućuje vam praćenje aktivnosti vašeg tima putem administracijske nadzorne ploče
  • Omogućuje privremeni pristup putem iskoristivih veza i onemogućuje preuzimanja u vezama
  • Pomaže vam da oporavite izbrisane datoteke vraćanjem prethodne verzije datoteke
  • Sinhronizira se na uređajima i platformama
  • Dolazi s funkcijom koja se zove 'tim mapa menadžer' da bi vam pomogao da steknete kontrolu i vidljivost nad mapama tima
  • Nudi mnoštvo planova fleksibilnog skladištenja

Protiv:

  • Verzija za mobilne uređaje nije tako korisna kao desktop verzija
  • Prijenosi mogu biti spori

Cijene:

Standardni i napredni planovi koštaju 12,50 USD i 20 USD mesečno. Cijene njegovog Enterprise plana dostupne su na zahtjev.

2. Zoho Docs.

Zoho Docs je još jedan popularan softver za upravljanje dokumentima na ovoj listi. Omogućuje vam sigurno spremanje i upravljanje svim datotekama u oblaku. Također nudi moćne alate za suradnju, uključujući dijeljenje grupa i dvosmjernu sinkronizaciju, kako bi vam pomogli da efikasno radite s udaljenim klijentima i zaposlenicima.

Ključne karakteristike:

  • Store Documents - Omogućuje korisnicima da lako pohranjuju velike datoteke, uključujući videozapise, mape, pa čak i kompletne baze podataka.
  • Email In - Odmah šaljite dokumente sa e-pošte ili skenera na oblačni račun bez prijave.
  • Čista organizacija - Jednostavno kreirajte mape i podmape za čistu kategorizaciju datoteka na temelju projekta, funkcije i vrste datoteka.
  • Dvosmjerna sinkronizacija - Na radnoj površini možete raditi ili online ili offline - datoteke se automatski ažuriraju nakon što se vratite na mrežu.

Pros:

  • Omogućuje vam prijenos velikog broja mapa, a da ne narušavate narudžbu
  • Stvara automatsku izradu sigurnosnih kopija datoteka kako bi se spriječio gubitak podataka
  • Omogućuje vam skupno učitavanje datoteka
  • Omogućuje vam stvaranje grupe za dijeljenje datoteka s više korisnika odjednom
  • Omogućuje chat putem aplikacije za suradnju sa različitim članovima tima
  • Postavlja podsjetnike i zadatak za upravljanje i delegiranje rada među timovima
  • Svoje datoteke sprema na različite poslužitelje na više lokacija
  • Omogućava strogu sigurnost šifriranjem datoteka putem RS48-ovog 2048-bitnog ključa izgrađenog pomoću Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Nudi značajku praćenja revizije za praćenje promjena koje izvršavaju drugi korisnici
  • Omogućuje vam da ga personalizirate prema vašim potrebama marke
  • Nudi besplatnu verziju za do 5 korisnika

Protiv:

  • Korisničko sučelje izgleda osnovno i datirano
  • Vrijeme učitavanja aplikacije je sporo

Cijene:

Plaćeni planovi kreću se od 5 USD mesečno pa nadalje. Dobijate i 15-dnevno besplatno probno razdoblje.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet je još jedan moćan sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji vam pomaže da skenirate i napravite datoteke digitalno. Također vam omogućuje slanje jedne datoteke u više formata s vezama zaštićenim lozinkom te lako kategorizirati i locirati datoteke.

Ključne karakteristike:

  • Snažna pretraga - Omogućuje pretragu punog teksta za pretraživanje bilo koje datoteke koja se nalazi u bilo kojoj mapi. Organizira, automatski prepoznaje, imenuje i pohranjuje sve dokumente koristeći informacije prisutne u datotekama.
  • Upravljanje tokom rada - Jednostavno pregledajte snimak tijeka vašeg dokumenta. Takođe vam omogućava da pogledate određene faze tijeka rada.
  • Ugrađene šablone - Koristite predloške za strukturu mapa koje želite zadržati u cijelom sustavu. Možete kreirati i kreiranje dokumenata s unaprijed definiranim imenima.
  • Zahtjevi za datoteke - Omogućite udaljenim klijentima i zaposlenicima da daljinsko učitavaju datoteke u sistem putem pristupa gostom koristeći svoju funkciju Zahtjev datoteka.

Pros:

  • Omogućuje vam postavljanje upravljanja pojedinim mapama, ormarićima, ladicama datoteka
  • Možete poslati zahtjev e-potpisu bilo kome za bilo koji dokument
  • Omogućuje vam da zadržite zasebni revizorski trag za potpisane dokumente kako biste osigurali poštovanje i sigurnost
  • Pruža prilagođenu desktop aplikaciju
  • Uvozi e-poštu i priloge u unaprijed definiranu mapu
  • Nudi odgovarajuću tehničku podršku
  • Dolazi s Android i iOS mobilnim aplikacijama
  • Omogućuje vam da učitavate dokumente direktno sa kamere
  • Koristite dvofaktorsku provjeru autentičnosti i dozvolu zasnovanu na ulozi za pojačanu sigurnost
  • Krajnje šifriranje dijeljenja i pohrane datoteka
  • Omogućuje integraciju sa aplikacijama trećih proizvođača, uključujući Salesforce i Microsoft Office

Protiv:

  • Može biti korisniji od korisnika

Cijene:

Njegovi planovi pretplate počinju od 15 USD mjesečno i kreću se sve do 199 USD mjesečno. Takođe dobijate i besplatni demo.

4. Digitalna fioka.

Digitalni ladica jedna je od preferiranih opcija srednje veličine u maloprodaji, proizvodnji i obrazovanju. Moguće je skeniranje dokumenata i pohranjivanje dokumenata trenutno nudi dodatni sigurnosni sloj.

Ključne karakteristike:

  • Organizacija dokumenata - Jednostavno organizirajte sve svoje dokumente na centraliziranom mjestu uz poznatu strukturu datoteka / mapa sa sustavom Windows. Također vam omogućuje pohranjivanje datoteka u više ormara za datoteku radi jednostavnije segregacije.
  • Fleksibilan - Jednostavno spajanje dokumenata ili dodavanje stranica već postojećim dokumentima. Dokumente možete ponovo označiti s različitim indeksima.
  • Easy Import - Koristite prevlačenje i ispuštanje, kopiranje i lijepljenje te skeniranje ili uvoz značajki za jednostavno uvoz datoteka direktno u pogon.
  • Sigurnost - Nudi moćnu sigurnost svih dokumenata putem AES-128 bitne enkripcije. Trag revizije možete koristiti i za praćenje promjena u bilo kojem dokumentu.

Pros:

  • Odmah prilagodite ormare datoteka za posebne poslovne zahtjeve
  • Upotrijebite kontrolu verzija za pristup starijim verzijama iste datoteke
  • Pomoću pretraživanja ključne reči i teksta, lako možete pronaći datoteke pohranjene u bilo kojoj mapi na disku
  • Omogućuje vam ispis dokumenata direktno s pogona
  • Snimite i uvezite više dokumenata istovremeno
  • Sinkronizira promjene izvršene u datotekama s bilo kojeg uređaja
  • Jednostavno surađujte s različitim dionicima pregledavanjem promjena u datoteci u stvarnom vremenu
  • Nudi besplatno probno razdoblje

Protiv:

  • Nudi ograničene mogućnosti
  • Nije pogodno za velike organizacije

Cijene:

Možete kupiti licencu softvera za jednog korisnika po jednokratnoj cijeni od 1200 USD ili možete pretplatiti se na njegov pretplatni paket od 500 USD godišnje.

5. FileHold.

FileHold je rješenje za upravljanje dokumentima u poduzeću (DMS), koje je pristupačno i lako se instalirati. Preko softvera možete lako skenirati, skladištiti i indeksirati dokumente. Da biste osigurali apsolutnu sigurnost, softver možete instalirati i na svoj lokalni poslužitelj.

Ključne karakteristike:

  • e-obrasci - Jednostavno izdvajanje podataka o metapodacima iz elektroničkih obrazaca korištenjem standardnih alata Microsoft Word prisutnih u Office ili PDF obrascima.
  • Kurir - To je siguran način slanja dokumenata koji također šalje dokaz o isporuci. Obavještava primatelje i putem e-maila sa vezom na dokument.
  • Upravljanje datotekama - Omogućuje vam da postanete efikasniji tako što razlikujete svoje dnevne zadatke i čine da upravljanje datotekama bude efikasan proces.
  • Skeniranje i snimanje - Idite bez papira direktnim skeniranjem i snimanjem dokumenata koje želite poslati različitim korisnicima širom svijeta.

Pros:

  • Nudi višestruku podršku za pregledač
  • Dolazi s sposobnim softverom za pametne telefone za jednostavno upravljanje svim dokumentima
  • Opremljen je naprednom pretragom sličnom Googleu koja koristi metapodatke dokumenta kako bi vam pomogla u pronalaženju relevantnih rezultata
  • Možete ga učinkovito integrirati s Microsoft Officeom kako biste omogućili direktan pristup alatima poput Outlook, Word, PowerPoint, Excel i Visio
  • Jednostavno upravljanje i najnovijim i arhivskim dokumentima kroz napredne politike raspolaganja i zadržavanja
  • Upotrijebite mogućnost prijave / odjave kako biste izbjegli prepisivanje dok radite na određenom dokumentu
  • Stvorite virtualne mape kako biste postigli beskonačno združivanje datoteka
  • Omogućuje vam da radite s dokumentima izvan mreže, a sve promjene bit će spremljene nakon što ste ponovno u mreži
  • Nudi upravljanje korporativnim sadržajem (ECM) i arhiviranje

Protiv:

  • Ako ste početnik, možda će vam biti pomalo izazovno razumjeti njegove funkcionalnosti
  • Korisničko sučelje nije lako

6. Traženje dokumenata.

Locator dokumenata nudi moćnu integraciju sa Windowsom i efikasan hosting za oblak za praktično upravljanje datotekama. Neke od njegovih najimpresivnijih karakteristika uključuju kontrolu verzija, skeniranje bez papira, kontrolu dokumenata, upravljanje e-poštom i još mnogo toga.

Ključne karakteristike:

  • Skeniranje - Lokacija dokumenata omogućava vam lako pretvaranje papirnih dokumenata u datoteke u kojima se možete pretraživati ​​potpuno. Možete izvršiti snimanje dokumenta i razumjeti važne činjenice o dokumentu kao metapodate datoteke.
  • Automatizirani tijekovi rada - Nudi različite mogućnosti tijeka rada, uključujući vremensko ograničenje, procese temeljene na ulogama, točke kontrole kvalitete i prilagodljive predloške obavijesti, između ostalog.
  • Opcije pretraživanja - Možete pretraživati ​​datoteke kroz više mogućnosti, uključujući brzo pretraživanje, pretragu napajanja, naprednu pretragu ili Moje DL pretraživanje.
  • Odobrenje dokumenta - Jednostavno snimite elektronsko odobrenje dokumenta kako biste osigurali transparentnost i poštivanje. Također podržava i pojedinačne korake odobrenja kao i složene višestruke korake odobrenja.

Pros:

  • Omogućuje vam snimanje metapodataka skeniranih datoteka iz zona, naslovnih listova, barkodova ili zasebno odabir na zaslonu pomoću pregleda u dokumentu Pro
  • Nudi podršku na čitačima, uređajima i platformama
  • Povećava fleksibilnost procesa putem opcija delegiranja
  • Možete automatizirati operacije fokusirane na dokumenta kako biste izbjegli ponovljivost i povećali efikasnost operacije
  • Pregledajte definirani uzorak tijeka rada za bolju kontrolu kvalitete
  • Omogućuje vam praćenje statusa pregleda dokumenta i koraka odobrenja
  • Automatski podsjetnici i obavijesti ubrzavaju postupak odobrenja dokumenata
Protiv:
  • Korisničko sučelje je malo spušteno
  • Ponude koje se nude nude samo nekoliko puta godišnje

Cijene:

Cijene njegovih licenca kreću se od 250 dolara i kreću se do 400 dolara.

7. HighTail.

HighTail omogućava upravljanje dokumentima jednostavnijim i intuitivnijim za upotrebu. Osim toga, omogućava kreativnim profesionalcima da lako dijele velike datoteke, uključujući video zapise, umjetnička djela, dizajn, fotografije i prezentacijske datoteke.

Ključne karakteristike:

  • Pregled visoke rezolucije - Možete pregledati ili strujati velike datoteke bez preuzimanja.
  • Razgovor u realnom vremenu - Pojedinci ili timovi mogu primati e-poštu u stvarnom vremenu, ažuriranja projekata i komentare.
  • Freehand Annotations - Omogućuje vam čitanje datoteka crtanjem okvira, strelice, crte ili slobodne ruke za označavanje multimedijskih datoteka.
  • Poređenje verzija - Možete upotrijebiti usporedne verzije datoteka na istom zaslonu kako biste izmjerili promjene i lako dali povratne informacije.

Pros:

  • Omogućuje korisnicima da daju jasnije povratne informacije putem izravnog komentara na datoteku, što rezultira manjim rezultatima i boljim krajnjim proizvodom
  • Pojednostavljuje i objedinjuje kreativni proces kako bi se skratilo pojavljivanje na tržištu
  • Primatelji ne trebaju račun za kontrolu pristupa da bi vidjeli zajedničke datoteke
  • Dolazi s 256-bitnom AES enkripcijom, zajedno sa sigurnosnim ponudama za korporativni rad za pružanje stroge sigurnosti kroz sistem
  • Pruža 'pošalji tracker' funkcija da saznate kada se datoteke dostavljaju i preuzimaju
  • Pregledajte više datoteka odjednom kroz vizuelne mape
  • Nudi besplatnu verziju za pojedince

Protiv:

  • Dijeljene veze istječu prebrzo
  • Značajka pretraživanja nije prilagođena korisniku

Cijene:

Njeni premijski planovi počinju od 12 USD mjesečno i kreću se do 36 USD mjesečno.

8. Evernote Business.

Evernote Business je, bez sumnje, jedan od najpopularnijih alata za upravljanje datotekama. Pomaže vam da lako stvorite i dijelite bilješke i datoteke da biste stvorili pametnije i produktivnije radno mjesto. Sve njegove karakteristike usredotočene su prije svega na povećanje produktivnosti poslovanja.

Ključne karakteristike:

  • Povećajte produktivnost - Timovi mogu efikasno prikupljati, kategorizirati i dijeliti ideje za poboljšanje produktivnosti.
  • Web Clipper - Trenutno pohranite snimke zaslona na svom EverNote nalogu. Na mreži možete lako spremiti sve korisne informacije i pronaći ih isječene kad god vam zatrebaju.
  • Ugrađene šablone - Ugrađene predloge Evernote-a možete koristiti da biste uštedjeli vrijeme i trud udovoljavajući specifičnim potrebama. Predlošci koje je lako instalirati vrlo su prilagodljivi, a možete ih koristiti i beskonačno.
  • Opsežna integracija - Nudi široku integraciju s aplikacijama drugih proizvođača poput Gmail-a, Outlook-a, Salesforce-a, Google diska i Slack-a.

Pros:

  • Omogućuje obrezivanje snimaka zaslona radi snimanja informacija koje su vam potrebne
  • Nudi više prečica na tastaturi za poboljšanje vaše efikasnosti
  • Omogućuje vam uređivanje datoteka i računa u stvarnom vremenu
  • Omogućuje vam i pretraživanje rukom pisanih bilješki, slika na ploči i skeniranih slika
  • Može prepoznati 11 rukopisnih i 28 pisanih jezika
  • Evernote for Business takođe podržava pretpostavljeni za iPad
  • Omogućuje vam skeniranje fizičkih dokumenata i čuvanje ih kao zaštićenih datoteka

Protiv:

  • Organizacija predmeta nije bez greške
  • Sinkronizacija većih datoteka je spora

Cijene:

Plaćeni planovi kreću se od 14,99 USD mjesečno po korisniku.

9. Smartsheet.

Smartsheet je jedan od preferiranih izbora preduzeća za postizanje neometanog upravljanja projektima, dijeljenja datoteka i suradnje. Jedna od njegovih glavnih karakteristika je ta što nudi opsežnu integraciju sa aplikacijama drugih proizvođača, uključujući Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier i još mnogo toga.

Ključne karakteristike:

  • Predodređene predloške - Nudi unaprijed postavljene predloške koji će vam pomoći da definirate tokove rada i poslovne procese na mnogo lakši način.
  • Sadržajna saradnja - Jednostavno nadgledajte napredak proizvodnje s vašeg lista, dodjeljuje zadatke, koristite automatizirane podsjetnike, dopuštate drugim korisnicima da pregledavaju sadržaj i daju detaljne povratne informacije putem prikvačenih napomena.
  • Vrlo siguran - Smartsheets koristi višak podataka na više mjesta, hosting u Equinix-u i AWS sadržajima kako bi osigurao da su vaši dokumenti sigurni.
  • Automatizacija - Ponavljajuće procese možete automatizirati traženjem odobrenja ili slanjem upozorenja i ažuriranja.

Pros:

  • Omogućuje vam kombiniranje uvjetnih staza i više radnji kako biste lako automatizirali svoje tokove rada
  • Omogućuje efikasnu suradnju ažuriranjem podataka u stvarnom vremenu u različitim aplikacijama
  • Jednostavno zamijenite ili objedinite podatke iz Excel proračunskih tablica, CSV datoteka i Google listova u Smartsheet
  • Omogućuje jednostavno korištenje i korisničko sučelje za povlačenje i ispuštanje kako biste prilagodili nadzornu ploču
  • Omogućuje pristup u stvarnom vremenu na vašem pametnom telefonu putem iOS i Android aplikacija
  • Omogućuje korisnicima treće strane da pregledavaju datoteke i dokumente

Protiv:

  • Morate uložiti mnogo truda u učenje dugog spiska karakteristika

Cijene:

Standardne cijene počinju od 14 USD mjesečno. Za poslovne planove s naprednijim funkcijama, morate stupiti u kontakt s dobavljačem.

10. Onehub.

Onehub je još jedan moćan softver za upravljanje dokumentima na ovoj listi. Nudi lako prenošenje datoteka sa funkcijom prevlačenja i ispuštanja. Štoviše, korisnicima omogućuje kontrolu verzija, organiziranje datoteka u podmapama i sigurno dijeljenje.

Ključne karakteristike:

  • Prenesite datoteke lako - Datoteke trenutno prenosite preko funkcije povlačenja i ispuštanja. Također omogućuje automatsku verziju datoteka, organizaciju temeljenu na mapama i siguran FTP pristupnik za skupno prijenos.
  • Prilagodba - Jednostavno prilagodite stranice, logotip i teme u boji aplikacije prema vašim potrebama marke. Svom računu možete dodati i prilagođeno domenu i bijelo označavanje.
  • Sigurnosne karakteristike - Koristi obilje sigurnosnih značajki, uključujući dopuštenja koja se temelje na ulogama, istek vremena sesije, zapise revizije i dvofaktornu provjeru autentičnosti kako bi se podaci zaštitili.
  • Pregled - Jednostavno pregledajte pregled datoteka i dokumenata bez preuzimanja na pretraživaču ili mobilnom uređaju.

Pros:

  • Omogućuje vam da se obratite saradniku kako biste odobrili ili pregledali vaše datoteke
  • Nudi glatku integraciju s Google diskom i OneDriveom
  • Omogućuje vam da poruke komunicirate sa svim članom tima
  • Pratite aktivnosti da biste znali ko objavljuje što i kada
  • Objavite komentare na mapama da biste lako dijelili povratne informacije
  • Upotrijebite tragove revizije da biste trenutno opozvali pristup svaki put kada vidite da je nešto ribasto
  • Jednostavno provođenje složene politike lozinke

Protiv:

  • Korisničko sučelje izgleda pomalo datirano
  • Ne možete stvoriti podgrupe korisnika

Cijene:

Plaćeni planovi kreću se od 12,50 USD mjesečno i kreću se do 500 USD mjesečno.

11. InfoRouter.

InfoRouter je još jedan alat za upravljanje dokumentima koji vam može pomoći da lako upravljate svim svojim dokumentima. Međutim, morate ga instalirati preko strane poslužitelja bez komponenti na strani klijenta. Dobra vijest je da je visoko skalabilan i da može koristiti do 100 poslužitelja za dijeljenje opterećenja.

Ključne karakteristike:

  • Upravljanje evidencijama - Sigurno upravljanje poslovno kritičnim zapisima slanjem dokumenata u unaprijed definirane tijekove rada i praćenjem njihovog statusa u stvarnom vremenu.
  • Izvještavanje - Svakodnevno dobivajte konsolidirani izvještaj o događajima.
  • Višejezični - Nudi višejezičnu podršku na koju možete koristiti e-poruke.
  • Hot Folders - Automatski uvozi podatke nadgledanih mapa u unaprijed definirane mape infoRouter.

Pros:

  • Omogućuje vam pretvaranje slika u PDF datoteke
  • Možete stvoriti neograničen broj mapa
  • Omogućuje stvaranje više korijenskih mapa
  • Podržava i HTTPS i SSL
  • Omogućuje vam prilagođavanje predložaka e-pošte i teksta
  • Podržava povijest klasifikacije i klasificirane dokumente

Protiv:

  • Prijenos velikih datoteka je malo spor
  • Korisničko sučelje je složeno

Cijene:

Cijene su dostupne na zahtjev.

Ostali alati koji još nisu pregledani na ovoj listi uključuju Docuware, M-Files i SharePoint.

Šta je softver za upravljanje dokumentima?

Kada se preduzeća kreću putem interneta, softver za upravljanje dokumentima u posljednje vrijeme privuče veliku pažnju.

Jednostavno, oni su računalni softver koji se koristi za organiziranje, indeksiranje, pohranu, upravljanje i praćenje dokumenata u digitalnom formatu. Štoviše, oni vam pomažu da lako pretvorite dokumente u digitalne formate uz pomoć skenera.

Suočavanje s ogromnom količinom podataka prilično je izazovno, posebno kad je dokument u fizičkom obliku.

U stvari, mnogo poslovne produktivnosti gubi se jednostavno na prevazilaženju izazova s ​​dokumentacijom. Nakon pretvaranja u elektroničke formate, lakše se kreće kroz dokumente. Konačno, trošite manje vremena na traženje istih i možete se više koncentrirati na informacije o rudarstvu.

Kako se koristi softver za upravljanje dokumentima ??

Alati za upravljanje dokumentima prilično su jednostavni za upotrebu. Većina se koraka preklapa, ovisno o tome koji softver koristite.

Pogledajmo praktične korake uz pomoć Evernote Business.

Posjetite web stranicu i otvorite svoj račun te popunite potrebne detalje ako se radi o poslovnom računu.

Možete se prijaviti i početi stvarati sadržaj odmah. Evernote je kompatibilan s različitim dokumentima, uključujući fotografije, proračunske tablice, članke, vremenske rokove i bilješke. Većina softverskih alata za dokumente omogućava i te dokumente.

Zatim možete početi dodavati korisnike na vaš poslovni račun. Jednostavno kliknite na ikonu na lijevoj strani koja kaže, 'Dodaj korisnike.' Možete im slati pozivnice putem e-pošte i tražiti da im se pridruže.

Jednom kada dodate korisnika, oni će moći pregledati središnje spremište podataka i informacija. Ovde se zove Imenik svemira. Možete im dati i pristup uređivanju i izmjenama u spremištu.

Evernote vam takođe omogućava da pravite beleške, postavljate radne četove, kreirate prečice i oznake, skenirate dokumente i sarađujete u stvarnom vremenu sa kolegama.

Šta treba potražiti u sistemu upravljanja dokumentima?

Iako će se vaš izbor i postavke razlikovati u skladu s vašim potrebama i poslovnim dokumentima, ovdje su neke od osnovnih funkcija koje ćete uvijek trebati:

1. Arhiva.

Softver bi vam trebao omogućiti arhiviranje dokumenata u središnjem spremištu, radi spremnog pristupa i neposrednog pretraživanja informacija - na primjer, Zoho Docs.

2. Opsežna integracija.

Softver za upravljanje dokumentima trebao bi osigurati jednostavnu i opsežnu integraciju sa aplikacijama drugih proizvođača poput Gmail-a, Outlooka, Salesforcea, Google diska i još više. Pomaže u bešavnoj razmjeni dokumenata. Evernote Business je odličan primer.

3. Skupno učitavanje.

Poslovni scenariji uključuju brojne dokumente. Teško je, kao i dugotrajno, učitati ih jednu po jednu. Stoga biste trebali odabrati alat za upravljanje dokumentima koji omogućava skupno učitavanje dokumenata.

4. Sigurnost dokumenata.

Preduzeća koriste alate za upravljanje dokumentima za rukovanje i pohranu osjetljivih i tajnih dokumenata. Kompromis takvih podataka obično ima dalekosežne posljedice za poduzeća i može čak ugroziti njihovo postojanje. Zato je potrebno odabrati alat za upravljanje dokumentima poput Digitalna fioka da bi se osigurala moćna sigurnost podataka.

5. Pregledi visoke rezolucije.

Kada koristite alat za upravljanje dokumentima, ne biste trebali preuzimati dokument svaki put kad ga želite pregledati. Softver bi trebao omogućiti pretpregled visoke rezolucije kad god želite.

To nije holistički popis karakteristika. Korisnici traže mnogo drugih bitnih atributa koje korisnici traže, uključujući širok raspon predložaka, četove u stvarnom vremenu, dopuštenu razinu automatizacije, značajku upravljanja dokumentima i još mnogo toga.

Rezime.

Ovo su bili neki od najboljih dostupnih softvera za upravljanje dokumentima. Uz ovu digitalnu transformaciju odavno su dani papirnatih dokumenata. Spremanje u oblaku je očigledno najbolja opcija. Međutim, svi ti alati imaju različite skupove mogućnosti i USP-ove.

Stoga nema prava proglasiti jasnog pobjednika - vaš izbor mora ovisiti isključivo o vašim zahtjevima i budžetu.

Na primjer, ako tražite besplatno / pristupačno, a opet pouzdano rješenje, onda EverNote Business mogao biti odličan izbor. Međutim, ako imate proračun i tražite poslovno rješenje s naprednijim značajkama, možda biste željeli ići s tim Smartsheet.

Prije donošenja konačne odluke pažljivo pregledajte različite alate i njihove značajke.

Postoje li neki alati za upravljanje dokumentima koje želite koristiti? Javite mi u komentarima.

Daljnje čitanje na licu mjesta: Za više recenzija poslovnog softvera, pogledajte moje vodiče do najbolje aplikacije za zakazivanje, the vrhunski softver za upravljanje projektima i the najbolji alati za prezentaciju probati ove godine.